خورشید قانون

ثبت املاك و اسناد كه موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگر از قبیل قانون مدنی و كیفری و غیره برای خود هدفی درد كه یكی از اهداف عمده و اساسی ثبت املاك، حفظ مالكیت مالكین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگران در امان بماند و مالكیت افراد از امنیت برخوردار باشد. با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید كه از تاریخ تصویب قانون در نقاطی كه اداره ثبت وجود دارد و در سایر نقاط پس از تشكیل اداره ثبت كلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده كثیری از مردم در اجرای ماده 10 و 11 قانون مذكور در وقت مقرر مبادرت به ثبت املاك خود در اقصی نقاط كشور نموده اند.
اما بعد از انقضاء مواعد مقرر كسانی كه موفق به ثبت املاك خود در اجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذكور نسبت به ملك خود تقاضای ثبت نمایند كه جریان آن به شرح زیر می باشد:
ابدا متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با یك برگ استشهاد محلی كه به تأیید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوكپی شناسنامه خود و سایر مدارك دیگر از قبیل قولنامه عادی یا هر مدرك مرسوم دیگری كه در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملك تسلیم نماید.
در استشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملك بطور اجمال قید شود در صورتی كه متقاضی آن را به طور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسی مدارك ابرازی در صورتی كه آنها را كافی تشخیص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتر اوقات كه در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.

متصدی دفتر اندیكاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشكیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.

مسئول بایگانی با مراجعه به دفتر توزیع اظهار نامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملك را گواهی و در صورتی كه مقداری از سهام ملك مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.

تذكر1: دفتر توزیع اظهار نام دفتری است كه املاك بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاك كوبی در آن شماره گذاری گردیده است.

سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملك به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالكانه متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملك تعیین و نیز وقت مراحعه بعدی متقاضی را جهت اخذ نتیجه به او اعلام می دارد.

بدیهی است چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مكلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید كه در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام مأموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانك ملی كه حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود
آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارك ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان و مطالعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالكیت و نحوه تصرفات مالكانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملك را برداشت می نماید.

سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه را تنظیم و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی كه ثبت ملك را خالی از اشكال دید اظهار نامه ثبت ملك را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالك یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.

در صورتجلسه كه تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه تنظیم م شود نمانده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محلی را قید و سپس مشاهدات خود و نحوه مالكیت متقاضی را با معاینه اراده مربوطه به نحوی كه ارتباط متقاضی را با كسی كه ملك در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید. همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملك را كه وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهایی خود را در خصوص بلا اشكال بودن ثبت ملك بطور صریح مرقوم دارد.

همچنین در هنگام تعیین شماره برای ملك مورد تقاضا در صورتی كه مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملك مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.

در اظهار نامه ثبت ملك كه نماینده آنرا همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالكانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات كامل مالك یا مالكین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارك متقاضی از قبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جداً اجتناب شود.
همچنین سایر ستونهای اظهار نامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تكمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.

لازم به ذكر است كه كل قیمت ملك مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ای توسط نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.

رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه و تطبیق مندرجات آن با مدارك ابرازی متقاضی در صورتی كه تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را كافی تشخیص دهد پس از كنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء و سپس اظهار نامه را در دفتر كد 304 (دفتر ثبت اظهار نامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه قید و سوابق را جهت اظهار نامه در دفتر اندیكاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.

پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیكاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای كل ملك به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانك ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.

متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانك نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفكیكی در اظهار نامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملك را در مقابل شماره ملك مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هایی كه بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را كه معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملك است به متقاضی اعلام می دارد.

تذكر 2: در انجام هر یك از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود، بدیهی است كه استعلام های بی مورد و بدون مجوز كه موجب ایجاد وقفه در انجام كار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود